In quasi ogni impresa edile c'è uno scatolone, un raccoglitore o un cassetto nel container di cantiere pieno di bolle. Prima o poi arriveranno in ufficio, qualcuno le ricopierà, qualcuno le confronterà con le fatture. Prima o poi.
Nel frattempo, però, i costi del cantiere sono incompleti, le contestazioni con i fornitori diventano difficili e nessuno sa con certezza quanto materiale è entrato.
Cosa c'è in un DDT
Il documento di trasporto accompagna la merce e, secondo il D.P.R. 472/1996, deve riportare almeno:
- numero progressivo e data;
- dati del cedente e del cessionario, e dell'eventuale incaricato del trasporto;
- descrizione della natura, qualità e quantità dei beni.
Nella pratica i DDT dei fornitori edili riportano anche codici articolo, unità di misura, prezzi, causale, porto, numero di colli, peso e condizioni di pagamento. Sono informazioni preziose: dicono esattamente cosa è entrato in quale cantiere e a che prezzo.
Perché le bolle si perdono
- Arrivano in cantiere, non in ufficio. Chi le riceve ha altro da fare in quel momento.
- Sono di carta. Si bagnano, si strappano, finiscono sotto qualcos'altro.
- Vanno ricopiate. Righe, quantità e prezzi trascritti a mano: lavoro lento, ed errori inevitabili.
- Non sono collegate al cantiere. Anche quando arrivano in ufficio, spesso non è chiaro a quale cantiere attribuirle.
Il flusso con la lettura automatica
Con un sistema di lettura automatica (OCR) il flusso cambia così:
- In cantiere il capocantiere fotografa la bolla con lo smartphone appena arriva la merce, oppure in ufficio si carica il PDF ricevuto dal fornitore.
- Il gestionale legge il documento: fornitore, numero, data e righe con codice, descrizione, unità di misura, quantità e prezzo vengono riconosciuti e precompilati.
- Una persona controlla e conferma. La lettura automatica non sostituisce l'occhio umano: i campi riconosciuti si verificano in pochi secondi, molto meno che a scriverli da zero.
- I dati alimentano il cantiere. Le righe confermate finiscono nel riepilogo materiali del cantiere e nei costi della commessa.
L'originale resta allegato, consultabile quando serve.
Cosa si ottiene
Costi aggiornati. Il costo dei materiali di un cantiere è aggiornato alla settimana, non al trimestre.
Controllo sulle fatture. Quando arriva la fattura, i DDT di riferimento sono già registrati e confrontabili.
Riepilogo materiali. Quanto calcestruzzo, quanto acciaio, quanti blocchi sono entrati in un cantiere: dati utili per i consuntivi e per i preventivi futuri.
Meno lavoro manuale. Le ore spese a ricopiare righe di bolle si recuperano per attività più utili.
In BuilderPRO la registrazione dei DDT da foto o PDF è pensata proprio per il capocantiere: due tocchi dal telefono, e la bolla è già in ufficio.